Digitalisation des organisations associatives : Retour d'expérience de Villes au Carré
5/6/2024
Présentation du client :
Villes au Carré est une association ancrée en région Centre-Val de Loire.
Son coeur de métier : l’animation de réseaux régionaux de professionnel·les, d’acteurs locaux et de citoyen·nes pour échanger des informations sur le déploiement des politiques publiques dans les territoires, questionner l’actualité, transmettre des retours d’expérience, partager des méthodes..
Les principaux domaines d’interventions ;
Les quartiers prioritaires de la politique de la ville,
Les petites villes moyennes,
Les dynamiques citoyennes ainsi que les transitions et innovations territoriales.
Brief :
Villes au Carré avait le souhait de structurer la base de données de ses contacts et de ses structures partenaires en l'associant à un outil de gestion des évènements.
Son besoin initial était de construire un outil interne permettant de :
Faire évoluer la base de donnée Google Sheets utilisée préalablement vers un outil plus robuste et collaboratif,
Faciliter l’accès à toute l’équipe de Villes au Carré,
De rendre les interactions entre les parties prenantes et les membres de Villes au Carré plus efficaces,
De mettre en place un outil de gestion des évènements,
De partager les informations et faire connaître les évènements à venir.
Enjeux :
Pour les administrateurs :
Sécuriser l’information,
Gagner en productivité dans la recherche de contact avec la mise en place de filtres par ; typologie de structures ou d’acteurs, département, statut d’adhésion,
Collaborer, créer du lien avec les parties prenantes,
Communiquer efficacement sur les évènements à venir,
Créer des groupes spécifiques pour faciliter l’envoi d’invitations aux événements,
Traiter le workflow du process d’invitation aux événements : avant – pendant – après.
Pour les utilisateurs :
Meilleures visibilité sur les différents évènements à venir,
Inscription aux événements facilitée et gestion de l’historique des participations.
Solutions apportées :
Datapix a développé une application métier sur-mesure pour Villes au Carré, ayant tout d’abord pour objectif de structurer la base de données contacts et événements.
Développée en deux étapes, la plateforme est un outil interne (V2 BDD) doublé d’une interface externe (V2 CONNECT).
Phase 1 : (2 mois)
Structuration de la base donnée avec champ d’information spécifique à l’activité (contacts et entreprises),
Système de gestion de groupes relié aux domaines d’intervention de Villes au Carré,
Développement d’un outil d’interaction, facilitant le suivi des actions auprès des différents contacts.
Phase 2 : (2 mois)
Développement d’une interface permettant de décrire les événements spécifiques de Villes au Carré,
Outil de gestion du processus global des événements : suivi du Workflow, avant – pendant – après,
Interface mobile de suivi des présences lors des évènements,
Plateforme externe de type extranet permettant aux parties prenantes de répondre aux invitations.
Architecture technique :
Interfaces : plateforme Glide Pages - Database : couplage Google Sheets - Extranet : Oui avec droits et interfaces spécifiques.
